- Behåll fokus på den löpande förvaltningen av affärsverksamheten. Kontrollen av de dagliga affärsprocesserna, styrning av medarbetarna och kundernas behov kommer alltid före besiktningen. Om det uppstår en situation där affärsverksamhetens behov direkt krockar med besiktningen så förklara i klartext för köpare och säljare att målföretagets verksamhet måste komma i första rummet.
- Begär att en enda informationslista skickas. Det är köparsidans ansvar att listan samordnas och att alla olika arbetsgrupper som är involverade i företagsbesiktningen får sin information. Det behöver inte vara så att samtliga involverade besiktningskonsulter skickar överlappande informationsförfrågningar. Gör motstånd mot alla försök att göra målföretaget ansvarigt för att jämka samman informationslämnandet och se till att hanteringen blir enhetlig och smidig.
- Begär att informationslistan har anpassats till företagets specifika förutsättningar och de områden som köparen är intresserad av. Är listan standardmässig och inkluderar alltför många frågor som är irrelevanta i målföretagets bransch eller för verksamheten, skicka tillbaka den och begär en skräddarsydd informationsförfrågan.
- Meddela omedelbart köparen eller besiktningskonsulterna om viss information inte kommer att tas fram och förklara varför detta inte kan ske. Erbjud alternativa vägar att förse besiktningen med de svar de behöver.
- Begär rimlig tid för att ta fram informationen enligt informationslistan och för att förbereda företagsbesiktningen i övrigt.
- Begär att en projektkoordinator utses för samtliga besiktningsgrupper så att inte samma information måste skickas till flera personer vid olika tillfällen. Köparsidan ska ta ansvar för informationsbefordran mellan besiktningsgrupperna, inte målföretagets personal.
- Efterfråga information från säljaren om syftet och målsättningarna med företagsförvärvet och med besiktningen.
- Begär tydligt mandat från ägaren att lämna ut information till besiktningskonsulterna, helst genom ett så kallat representationsbrev (se appendix C4). Särskilt om det finns några begränsningar i den information som får lämnas ska detta vara klarlagt likväl hur förfrågningar av sekretessbelagd information ska behandlas.
- Ge så mycket information som möjligt i elektronisk form så att besiktningsgruppen kan göra sina egna analyser av till exempel finansiell information. Det finns ingen anledning till att försvåra eller sinka besiktningsgruppens arbete.
- Ställ kontrollfrågor om besiktningskonsulterna kräver information och analyser som inte kan skapas enkelt från företagets normala informationssystem. Varför eftersöks just denna information, finns det några andra indikatorer som kan tillfredsställa frågorna och kan information erhållas på ett smidigare sätt?
- Var försiktig med eventuella förslag från säljaren eller dennes rådgivare som innebär att målföretagets verksamhet och egenskaper ska framställas på ett sätt som inte objektivt överensstämmer med uppfattningen inom målföretaget eller från ett rent externt perspektiv. Att framställa målföretaget i alltför positiva ordalag som inte kan infrias kan få konsekvenser för de medarbetare som är kvar i målföretaget efter transaktionen.
Att ordna informationen
- Sätt upp ett särskilt rum för besiktningsgruppen som de kan disponera under sitt besök på företaget och där den skriftliga informationen finns tillgänglig, ett datarum. Detta är viktigt för att informationen ska presenteras i ordnad form och att besiktningsgruppens besök ska ske i kontrollerade former.
- I många fall kan det finnas anledning att ta hjälp av säljaren eller säljarens rådgivare för att ta fram informationen. Dessa kan behöva godkänna utgivandet av viss information och kan i övrigt vara en resurs vid besiktningsgruppens besök. Säljarens rådgivare är anlitade för att underlätta processen, se till att utnyttja dem!
- Begär ett sekretessintyg från besiktningskonsulterna som stadgar att de är medvetna om informationens konfidentiella natur och är förbundna att följa det sekretessavtal som köpare och säljare slutit samt de sekretessregler som följer av uppdragets natur och deras egna yrkesetiska regler.
- Sätt av särskilda kontaktpersoner gentemot besiktningskonsulterna som dels koordinerar konsulternas arbete rent fysiskt med in- och utsläpp, arbetstider, kopieringsmöjligheter med mera, dels samordnar besiktningskonsulternas förfrågningar och sätter dem i samband med olika personer som kan lämna kompletterande muntlig eller skriftlig information.